Activer une réponse automatique avant un congé prend cinq minutes sur Outlook. Encore faut-il connaître le chemin exact selon votre version. Le nouvel Outlook pour Windows, l’Outlook classique (versions 2016 à 2024), Outlook 365 sur Mac, Outlook.com sur le web, l’application mobile iPhone et la version Android suivent chacune une procédure légèrement différente. Et pour les comptes Gmail ou Yahoo ajoutés dans Outlook, l’option n’existe tout simplement pas — vous devez alors passer par une règle.
Ce tutoriel répond aux questions concrètes posées par un utilisateur d’Outlook. Vous trouverez la procédure exacte pour chaque version, huit modèles de message prêts à recopier, la solution si l’option « Réponses automatiques » n’apparaît pas dans votre Outlook, et de quoi dépanner un message qui refuse de s’envoyer.
Quelle procédure suivre selon votre version d’Outlook ?
Outlook existe en six versions, chacune avec son propre chemin pour activer une réponse automatique. Avant de chercher où cliquer, identifiez la vôtre. Le tableau ci-dessous donne le raccourci exact pour chaque cas.
| Version d’Outlook | Chemin d’accès |
|---|---|
| Nouvel Outlook pour Windows | Affichage > Afficher les paramètres > Comptes > Réponses automatiques |
| Outlook classique (2016, 2019, 2021, 2024) | Fichier > Réponses automatiques |
| Outlook.com sur le web | Paramètres > Comptes > Réponses automatiques |
| Outlook pour Mac | Outils > Réponses automatiques |
| Outlook pour iPhone | Icône de profil > Paramètres > sélection du compte > Réponses automatiques |
| Outlook pour Android | Icône de profil > Paramètres > sélection du compte > Réponses automatiques |
Comment activer un message d’absence sur le nouvel Outlook pour Windows ?
Sur le nouvel Outlook pour Windows, le chemin est : Affichage > Afficher les paramètres > Comptes > Réponses automatiques. Activez la bascule, choisissez une période, rédigez votre message interne, et enregistrez. Comptez deux minutes en tout.
Voici la procédure complète :
- Ouvrez le nouvel Outlook pour Windows.
- Dans le ruban en haut, cliquez sur l’onglet Affichage, puis sur Afficher les paramètres.
- Dans le menu de gauche, choisissez Comptes, puis Réponses automatiques.
- Activez la bascule en haut de la fenêtre.
- Cochez Envoyer des réponses uniquement pendant une période et renseignez les dates de début et de fin.
- Sous Envoyer des réponses automatiques à l’intérieur de votre organisation, rédigez le message destiné à vos collègues.
- Cliquez sur Enregistrer.
Comment activer un message d’absence sur l’Outlook classique pour Windows (versions 2016, 2019, 2021 et 2024) ?
Sur l’Outlook classique pour Windows, le chemin est : Fichier > Réponses automatiques. La procédure est identique pour Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook 2021 et Outlook 2024, à condition d’utiliser un compte Microsoft 365 ou Exchange.
La marche à suivre :
- Ouvrez Outlook (version 2016, 2019, 2021 ou 2024).
- Cliquez sur Fichier à l’extrémité gauche du ruban.
- Cliquez sur Réponses automatiques.
- Cochez Envoyer des réponses automatiques.
- Cochez Envoyer uniquement pendant cet intervalle de temps, puis choisissez la date et l’heure de début et de fin.
- Sous l’onglet Au sein de mon organisation, rédigez votre message interne.
- Sous l’onglet En dehors de mon organisation, rédigez si besoin le message destiné aux personnes extérieures.
- Validez par OK.
Le bouton « Réponses automatiques » est invisible si vous utilisez un compte IMAP ou POP (Gmail, Yahoo, hébergeur perso).
Comment activer un message d’absence sur Outlook.com (web) ?
Sur Outlook.com, le chemin est : Paramètres > Comptes > Réponses automatiques. Cette version supporte la fonction même si votre compte est un compte mail gratuit (ancien Hotmail compris). La configuration prend moins de trois minutes.
Procédez ainsi :
- Connectez-vous à votre boîte mail sur outlook.live.com.
- En haut à droite de la page, cliquez sur l’icône d’engrenage (les paramètres).
- Dans le menu de gauche, sélectionnez Comptes, puis Réponses automatiques.
- Activez la bascule Réponses automatiques.
- Cochez Envoyer des réponses uniquement pendant cet intervalle de temps et renseignez l’heure de début et l’heure de fin.
- Si vous le souhaitez, cochez aussi les options de calendrier : bloquer votre calendrier pour cette période, refuser automatiquement les invitations à des événements pendant cette période, ou refuser et annuler vos réunions.
- Rédigez votre message dans la zone de texte.
- Si vous voulez aussi répondre aux personnes extérieures à votre carnet d’adresses, cochez Envoyer des réponses automatiques hors organisation.
- Cliquez sur Sauvegarder en haut de la page.
Comment activer un message d’absence sur Outlook pour Mac ?
Sur Outlook pour Mac (versions 2021, 2024 et Microsoft 365), le chemin est : Courrier > Outils > Réponses automatiques. La fonction n’est disponible que pour un compte Microsoft 365, Exchange ou Outlook.com. Comme sur les autres plateformes, elle n’est pas prise en charge pour les comptes Gmail, Yahoo, POP ou IMAP.
La procédure pas à pas :
- Ouvrez Outlook pour Mac.
- Dans le volet de navigation à gauche, sélectionnez Courrier.
- Dans la barre de menu en haut de l’écran, cliquez sur Outils, puis sur Réponses automatiques.
- Sélectionnez le compte concerné dans le menu déroulant en haut de la fenêtre.
- Activez le bouton bascule en regard de Envoyer des réponses automatiques.
- Sous Message pour l’intérieur de votre organisation, rédigez la réponse destinée à vos collègues.
- Pour définir une période précise, activez la bascule Définir à droite de Envoyer des réponses pendant une période spécifique, cochez Time Period, puis choisissez les dates et heures de début et de fin.
- Pour répondre aussi aux personnes extérieures, cochez Message en dehors de votre organisation, choisissez Envoyer uniquement à mes contacts ou Envoyer à tout le monde, puis rédigez la réponse externe.
- Fermez la fenêtre Réponses automatiques pour enregistrer vos paramètres.
Comment activer un message d’absence sur Outlook mobile (iPhone et Android) ?
Sur l’application Outlook mobile, le chemin est : Icône de profil > Paramètres > sélection du compte > Réponses automatiques. La procédure est identique sur iPhone et sur Android, à condition d’utiliser un compte Microsoft 365, Exchange, Exchange hybride ou Outlook.com. Comptez deux minutes en moyenne.
Voici comment procéder :
- Ouvrez l’application Outlook sur votre téléphone.
- En haut à gauche, appuyez sur votre icône de profil.
- Appuyez sur l’icône d’engrenage (les paramètres), en bas à gauche.
- Sélectionnez le compte concerné dans la liste.
- Appuyez sur Réponses automatiques.
- Activez la bascule, choisissez une période, rédigez votre message interne (et externe si besoin).
- Validez avec la coche en haut à droite.
Pourquoi la fonction « Réponses automatiques » n’apparaît-elle pas dans mon Outlook ?
La fonction « Réponses automatiques » est une fonctionnalité côté serveur, prise en charge uniquement pour les comptes Microsoft 365, Exchange et Outlook.com. Si vous utilisez un compte Gmail, Yahoo, iCloud, ou un compte IMAP ou POP fourni par votre hébergeur, l’option n’apparaît pas dans le menu. Vous devez alors créer une règle avec un modèle.
La méthode tient en deux temps : d’abord vous créez un modèle de réponse, ensuite vous créez une règle qui utilise ce modèle.
Créer le modèle
- Dans Outlook classique, cliquez sur Nouveau message électronique.
- Rédigez l’objet (par exemple « Absent du bureau ») et le corps du message.
- Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
- Dans la liste déroulante Type, choisissez Modèle Outlook (*.oft).
- Validez par Enregistrer.
Créer la règle
- Allez dans Fichier > Gérer les règles et les alertes.
- Cliquez sur Nouvelle règle, puis sur Appliquer la règle aux messages que je reçois.
- Si vous voulez répondre à tous les messages, cliquez directement sur Suivant.
- Cochez Répondre en utilisant un modèle spécifique.
- Sélectionnez votre modèle dans Modèles dans le fichier système.
- Nommez la règle (par exemple « Absent du bureau »), activez-la, validez.
Comment programmer une date de début et de fin précises ?
Dans toutes les versions où la fonction « Réponses automatiques » est disponible, cochez la case Envoyer uniquement pendant cet intervalle de temps, puis renseignez la date et l’heure de début, ainsi que la date et l’heure de fin. Outlook activera et désactivera automatiquement votre message.
L’heure compte : si vous partez vendredi à 17h, mettez le début à 17h00 et non à 00h00. Vos collègues qui vous écrivent à 16h ne recevront pas votre message d’absence (puisque vous êtes encore là).
Comment distinguer le message interne et le message externe ?
Outlook permet de définir deux messages différents : un pour les personnes à l’intérieur de votre organisation (collègues, équipe interne, école) et un autre pour les personnes extérieures (clients, fournisseurs, contacts personnels). Vous pouvez activer les deux, ou seulement l’un des deux.
| Message interne | Message externe |
|---|---|
| Destiné à vos collègues directs | Destiné aux clients, fournisseurs, contacts hors entreprise |
| Peut citer une personne de remplacement par son nom | Ton plus neutre, sans nom interne |
| Souvent activé par défaut | Doit être activé séparément |
Quels modèles de message d’absence utiliser ? (8 exemples à recopier)
Un bon message d’absence respecte trois règles simples : il indique la durée de votre absence, donne un contact alternatif en cas d’urgence, et reste neutre dans le ton. Voici huit modèles adaptables à chaque situation. Copiez celui qui correspond à votre cas, remplacez les éléments entre crochets, c’est prêt.
Comment programmer un message d’absence récurrent (tous les vendredis par exemple) ?
La fonction « Réponses automatiques » de Microsoft ne supporte pas nativement la récurrence. Vous ne pouvez pas dire à Outlook « envoie ce message tous les vendredis ». Pour contourner, deux solutions existent : créer une règle hebdomadaire avec un modèle, ou utiliser une application tierce comme Power Automate.
Solution 1 — Règle hebdomadaire avec un modèle
La méthode est la même que pour les comptes IMAP ou POP, avec une nuance : dans la règle, vous précisez une condition de date.
- Créez un modèle de message d’absence (Fichier > Enregistrer sous > Modèle Outlook *.oft).
- Allez dans Fichier > Gérer les règles et les alertes > Nouvelle règle.
- Choisissez Appliquer la règle aux messages que je reçois.
- Dans les conditions, cochez reçu dans une plage de dates spécifique et indiquez le créneau du vendredi.
- Choisissez l’action Répondre en utilisant un modèle spécifique et sélectionnez votre modèle.
- Validez. La règle s’appliquera chaque vendredi.
Solution 2 — Power Automate (avec un compte Microsoft 365)
Avec un compte professionnel Microsoft 365, vous pouvez créer un flux Power Automate qui active automatiquement le message d’absence tous les vendredis matins à 8h et le désactive le lundi matin à 9h. Cette solution nécessite une configuration plus avancée et un compte payant Microsoft 365.
Que faire si mon message d’absence ne s’envoie pas ?
Si vos correspondants ne reçoivent pas votre réponse automatique, le problème vient presque toujours de l’une de ces cinq causes. Vérifiez-les dans l’ordre, vous trouverez la bonne dans la grande majorité des cas.
- La fonction n’est pas activée. Vérifiez que la bascule est bien en position activée et que le bandeau jaune est visible sous le ruban d’Outlook.
- Les dates de période sont mal renseignées. Si la date de début est dans le futur, rien ne s’envoie tant que l’heure programmée n’est pas atteinte. Vérifiez l’année.
- Vous avez un compte IMAP ou POP et Outlook n’est pas ouvert. Pour ce type de compte, la règle ne s’exécute que si l’application tourne.
- Le destinataire vous a déjà écrit. La réponse automatique n’est envoyée qu’une fois par expéditeur. Si vous testez avec une adresse qui vous a déjà reçu une réponse automatique, vous ne verrez rien arriver.
- Votre administrateur Exchange bloque les réponses externes. En entreprise, l’envoi de messages d’absence à l’extérieur peut être désactivé pour des raisons de sécurité. Contactez votre service informatique.
Comment désactiver le message d’absence avant la date prévue ?
Pour désactiver une réponse automatique avant la date de fin prévue, le chemin dépend de votre version. Le plus rapide : repérez le bandeau jaune qui s’affiche sous le ruban d’Outlook quand la fonction est active, et cliquez sur Désactiver.
Sinon, retournez dans le menu Réponses automatiques (le même par lequel vous l’aviez activé), et basculez l’interrupteur en position désactivée :
- Nouvel Outlook Windows : Affichage > Afficher les paramètres > Comptes > Réponses automatiques > Désactiver.
- Outlook classique (2016-2024) : Fichier > Réponses automatiques > Ne pas envoyer de réponses automatiques.
- Outlook.com web : Paramètres > Comptes > Réponses automatiques > bascule.
- Outlook mobile : Profil > Paramètres > compte > Réponses automatiques > bascule.
Pensez à vérifier ce bandeau jaune au retour de vacances : un message d’absence laissé actif après votre retour fait moins professionnel que pas de message du tout.